Wie plane ich ein Seminar?

Leitfaden und Checkliste

Fabian Kaiser

Gründer & Geschäftsführer

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Lesezeit ca. 12 Minuten

Ein Seminar zu planen beinhaltet weit mehr als einen Termin zu finden und einen Raum zu buchen. Gute Seminarorganisation geht viel weiter: Ziel und Zielgruppe klar definieren, Inhalte didaktisch sinnvoll strukturieren, Trainer, Ort und Ressourcen sauber koordinieren und gleichzeitig Anmeldung, Kommunikation, Umbuchungen, Zahlungsstatus und Co. so aufsetzen, dass nichts durchrutscht.

Genau hier scheitern viele, weil die Seminarplanung mit Excel, E-Mail-Pingpong und Kalender-Chaos schnell unübersichtlich wird und dabei wichtige Dinge auf der Strecke bleiben können.

In diesem Artikel erfährst du Schritt für Schritt, wie du ein Seminar von der Idee über die Durchführung bis hin zur Nachbereitung planst, inklusive praktischer Checklisten für die einfache Umsetzung. Für bessere Seminare, zufriedenere Teilnehmer und mehr Umsatz.

Die Grundlagen: Zielsetzung für das Seminar

Bevor du mit der eigentlichen Seminarplanung beginnst, ist die genaue Zielsetzung wichtig. Denn von der Bewerbung über das richtige Format bis hin zu den Inhalten hängen alle weiteren Schritte davon ab.

Ein vages Ziel wie “Im Seminar soll es um Kommunikation für Führungskräfte gehen” lässt zu viel Spielraum. Die Inhalte können dann am eigentlichen Ziel vorbeigehen und es kann dir passieren, dass Du am Ende der Planung bemerkst, dass du entweder viel zu viel Inhalt in wenige Stunden Seminar gepackt hast, oder dir besonders wichtige Elemente fehlen.

Eine klare Zielsetzung verhindert das, indem sie von vornherein den Rahmen für ein erfolgreiches Seminar vorgibt, an dem sich alle weiteren Schritte in der Folge orientieren.

Formuliere für eine einfache und effektive Zielsetzung Ergebnisse wie z.B.:

“Teilnehmende können am Ende Methode A anwenden”

“Sie beherrschen Methode B anhand von C Fallbeispielen”

Zielgruppe für das Seminar

Die Zielgruppe, an die sich das Seminar richtet, ist ein weiterer wichtiger Teil der Zielsetzung. Hierbei geht es darum, eventuelle Vorkenntnisse zu definieren, sodass du an der richtigen Stelle ansetzen kannst und Teilnehmer wissen, worauf sie sich vorbereiten müssen.

Auch Didaktik und Methodik richten sich nach deiner Zielgruppe und deren Bedürfnissen.

Rahmen für das Seminar

Ein weiterer Bestandteil der Zielsetzung ist der Rahmen deines Seminars. Kleinere Seminare mit weniger Teilnehmern sind intensiver und erlauben individuelles Coaching. Für dich als Seminarveranstalter sind solche Formate einfacher zu planen und durchzuführen. Um profitabel zu bleiben, erfordert ein solcher Rahmen höhere Seminargebühren pro Teilnehmer.

Größere Seminare liefern Mehrwert für mehr Menschen zur gleichen Zeit. Du kannst als Seminarveranstalter größere Zielgruppen erschließen, dafür sind Moderation, Organisation und Logistik umfangreicher und komplexer.

Ein weiterer Faktor für den Rahmen des Seminars besteht darin, ob es in einem B2C oder B2B Format stattfindet. Letztere können auch als Inhouse Trainings direkt bei Unternehmen selbst durchgeführt werden.

Das passende Seminarformat festlegen: Präsenz, Online oder Hybrid?

Durch die heutigen technischen Möglichkeiten endet die Fahnenstange nicht mehr bei Seminaren vor Ort. Die Durchführung Online oder Hybrid (einige Teilnehmer vor Ort, einige Online) ist genauso problemlos möglich.

Die Wahl des Formats hat einen Einfluss auf viele weitere Elemente des Seminars:

Kosten: Größe des Raums, Catering, notwendige Technik
Didaktik: Interaktion, Gruppenarbeiten, Arbeitsmaterialien
Organisatorische Themen: Anreise oder Zugangslinks und technischer Support
Risiko (No-Shows, Technikprobleme)

Organisation von Präsenzseminaren

Die Vorteile von Präsenzseminaren liegen auf der Hand: Der persönliche Austausch wird von den meisten Teilnehmern als besonders wertvoll gesehen, es gibt Möglichkeiten zum Netzwerken und das Erlebnis vor Ort ist meist deutlich intensiver.

Wenn du ein Präsenzseminar organisierst, musst du vor allem diese Besonderheiten beachten:

Location: Raumgröße, geeignete Bestuhlung, ausreichendes Licht, gute Akustik
Material und Methoden zum Visualisieren: Zum Beispiel Flipcharts oder Beamer
Verpflegung: Catering, Verpflegung während kleiner Pausen oder Selbstverpflegung
Anleitung der Teilnehmer: Ausschilderung in der Location, Check-In der Teilnehmer, Namensschilder

Organisation von Online-Seminaren

Die Vorteile von Online‒Seminaren bestehen darin, dass du mit sehr einfachen Mitteln viele Teilnehmer gleichzeitig unterrichten kannst. Der potenzielle Teilnehmerkreis vergrößert sich durch die Ortsunabhängigkeit massiv und du sparst dir alle organisatorischen Themen, die mit der Location in Verbindung stehen.

Um dennoch ein gutes und effektives Lernerlebnis zu schaffen, ist ein reibungsloser Ablauf mit gezielter Wissensvermittlung und ansprechenden Arbeitsmaterialien umso wichtiger.

Bei Online-Seminaren ist der Fokus auf diese Schwerpunkte besonders wichtig:

Wahl einer geeigneten Plattform: Zum Beispiel Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet
Versand der Zugangsdaten: Vorbereiten und Testen der Mails
Überprüfen der Technik und Plan für technische Probleme
Interaktion: Breakout-Räume, Whiteboards, Miro Boards etc.

Um den automatisierten Mailversand mit allen wichtigen Informationen an die Teilnehmer einfach zu managen, bietet dir planni einfache Workflows, mit denen du an die genau richtige Teilnehmergruppe die richtigen Informationen zur richtigen Zeit senden kannst.

Organisation von Hybrid-Seminaren

Hybrid-Seminare zu organisieren, ist besonders anspruchsvoll. Es entsteht sowohl Organisationsaufwand für die Teilnehmer vor Ort als auch für alle, die Online mit dabei sind.

Du musst dabei außerdem ein wichtiges Augenmerk darauf legen, für beide Teilnehmergruppen gleichermaßen ein gutes Lernerlebnis zu kreieren und das Zusammenspiel der Technik für beide Gruppen zu koordinieren.

Zu beachten gibt es dabei vor allem diese Punkte:

Setup von Mikrofon und Kamera: Die Teilnehmer online und vor Ort sollen dich gleich gut sehen und hören können
Moderation der Onlinefragen: Je nach Frageaufkommen kann ein zusätzlicher Chat notwendig sein, andernfalls benötigst du feste Fenster für Fragen, die online gestellt werden können
Separate Gruppenphasen: Bei Gruppenarbeiten brauchen beide Teilnehmergruppen gleichermaßen Anleitung und Materialien

Planen der Seminarinhalte

Wenn der grundsätzliche Rahmen und die Zielsetzung für dein Seminar feststehen, kannst du dich an das eigentliche Herzstück deiner Seminare machen: Die Inhalte. Auf diesem Gebiet bist du bereits Experte oder holst dir die entsprechende Expertise in Form von Referenten und Gast-Rednern hinzu.

Bei der Inhaltsplanung geht es darum, diese Expertise zu strukturieren, aufzubereiten und mit Übungen zu unterstützen, um sie so gut wie möglich zu den Teilnehmern zu transferieren.

Struktur für das Seminar

Der erste Schritt bei der inhaltlichen Seminarplanung ist die Struktur. Lege für den Tag oder bei mehrtägigen Seminaren für die einzelnen Tage eine übergeordnete Struktur fest. Diese kann beispielsweise so aussehen:

Einstieg: Erwartungsabfrage, Zielbild, Kontext
Wissensinput: Klar, verständlich und in kleinen “Portionen”
Praxistransfer: Übungen, Study Cases, Übungen für den praktischen Einsatz
Fragen: Antworten auf offene Fragen oder Reflexionsrunde unter den Teilnehmern

Faustregel: Je näher das Thema an der Praxis ist, desto größer sollte der Übungsanteil sein. Übungen können dabei auch nachgelagert versenden werden, beispielsweise mit automatisierten Seminar E‒Mails in planni.

Seminarinhalte modularisieren

Wenn die grobe Struktur steht, kannst du die Inhalte in einzelne Module anordnen. Das gibt nicht nur den Teilnehmern Orientierung, sondern vereinfacht auch dir die Planung.

Du kannst Inhalte und Übungen modulbezogen erstellen, bei mehrtägigen Seminaren einen klaren Modulplan festlegen und externe Trainer für bestimmte Module einplanen und festlegen.

Eine Modulplanung kann für ein eintägiges Seminar ganz grob so aussehen:

Modul 1: Grundlagen (90 min)
Modul 2: Anwendung (120 min)
Modul 3: Case-Workshop (180 min)
Modul 4: Transfer & Abschluss (60 min)

Materialien und Unterlagen

Passend zu den Modulen kannst du Materialien erstellen, die das Lernerlebnis verbessern. Diese lassen sich sowohl analog als auch digital ausfüllen und bearbeiten.

Hierzu zählen beispielsweise Präsentationsfolien, ein Skript/Handout, Übungen und Arbeitsblätter, Wissensabfragen oder Case Studies.

Auch organisatorische Themen wie Unterlagen zu Anreise, Zeitplan oder Feedbackbögen sollten hierbei entsprechend berücksichtigt werden.

Raum und Ort für das Seminar planen

Wenn du kein reines Online-Seminar veranstaltest, ist es notwendig entsprechende Räumlichkeiten zu planen. Beachte dabei die folgenden Kriterien:

Ausreichend Kapazität für die gewünschte Personenanzahl
Ggfs. zusätzliche Kapazität für Technik bei Hybrid-Seminaren
Storno- und Umbuchungsfristen
Technische Ausstattung vor Ort (Beamer, Ton, Flipchart etc.)
Bei vielen Teilnehmern mit längerer Anreise gute Verkehrsanbindung und ggfs. Hotels in der Nähe

Idealerweise gestaltest du deine Seminare so, dass sie immer in der gleichen Location stattfinden können. Die Locationsuche ist immer mit Aufwand verbunden, den du auf diese Weise so gering wie möglich hältst.

Außerdem erhältst du bei wiederholten Buchungen bessere Konditionen und kannst bei organisatorischen Materialien und Informationen für die Teilnehmer auf bereits bestehende Unterlagen zurückgreifen.

Mit einem Tool zur Seminarverwaltung wie planni, kannst du die Locations für deine Seminare fest hinterlegen, sodass du stets den Überblick bewahrst und die passenden Informationen an die richtigen Teilnehmer versendet werden können.

Einplanen von Trainern und Referenten

Wenn du für deine Seminare mehrere Trainer einsetzt, ist es wichtig, diese entsprechend zu organisieren. Hierbei ist es am wichtigsten, die Trainer mit den passenden Qualifikationen für die entsprechenden Seminartermine an den richtigen Orten einzuteilen.

Du benötigst hierfür eine geeignete Übersicht der Auslastung und Verfügbarkeiten und musst dafür sorgen, dass die Trainer ebenfalls über Einsatzorte und Themen informiert sind, um ihre Anreise zu planen und sich inhaltlich auf das Seminar vorbereiten zu können.

Das Seminarverwaltungstool planni bietet dir für die Disposition von Trainern eine einfache Übersicht, in der du Verfügbarkeiten sofort erkennst und Trainer direkt bestimmten Seminaren und Terminen zuweisen kannst.

Aktualisierungen werden dabei stets entsprechend hinterlegt und für alle synchronisiert, sodass die Übersicht für alle Beteiligten den aktuellsten Stand widerspiegelt.

Planung von Technik und Support

Je nach dem, welchen Rahmen dein Seminar aufweist, gibt es Technik und zusätzlichen Support zu organisieren. Bei Seminaren vor Ort benötigst du entweder eigenes Personal oder Personal aus der Location für Themen wie Check-In, Garderobe oder Koordination des Caterings.

Bei Online-Seminaren kann eine zusätzliche Unterstützung für technische und organisatorische Probleme oder Fragen im Chat hilfreich sein.

Bei Hybrid-Seminaren musst du auf beide Punkte achten und benötigst zusätzlich eine Person, die sich um die Technik vor Ort kümmert. Für den Trainer oder dich als Seminarleiter kann es schnell zu chaotisch werden, wenn neben der inhaltlichen Ausführung des Seminars auch noch die Technik organisiert werden muss.

Termine, Kapazität und Preis bei der Seminarplanung

Um möglichst viele Seminare an deine Zielgruppe zu verkaufen, gilt es einige Themen bei der Organisation zu beachten. Wichtig ist dabei, die Hürden für die Teilnahme so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig die Organisation für dich zu vereinfachen.

Terminwahl

Bei der Terminwahl solltest du dich am typischen Terminkalender deiner Zielgruppe orientieren. Wichtige Fragen, die du dir dabei stellen solltest:

Wann ist meine Zielgruppe typischerweise im Urlaub und nimmt keine Termine wahr?
Wann ist bei meiner Zielgruppe Hochsaison und damit keine Zeit für Weiterbildung?
Was sind “Pflichttermine” bei meiner Zielgruppe, an denen niemand Zeit hat (zum Beispiel große Messen)
Welche Wochentage sind geeignet? (B2B eher Werktage, B2C eher Wochenenden)
Wie lange vorher bucht die Zielgruppe?

Kapazität für dein Seminar

Die Kapazität bestimmt, wie viele Teilnehmer an einem Seminartermin teilnehmen können. Hierbei gibt es zwei begrenzende Faktoren:

Das Lernerlebnis

Wie viele Menschen braucht dein Seminar mindestens für ein gutes Lernerlebnis (zum Beispiel für Gruppenarbeiten) und wie viele können maximal daran teilnehmen, ohne dass die Qualität vermindert wird?

Die Kapazität der Location

Wie viele Teilnehmer finden Platz in der Location, ohne dass dabei Probleme entstehen, dem Seminar zu folgen (zum Beispiel Akustik in den hinteren Reihen)?

Preis für dein Seminar

Beim Preis für dein Seminar geht es nicht nur um einen allgemeinen Preis, sondern auch um Zusatzoptionen, die es dir ermöglichen, deine Einnahmen zu steigern.

Weit verbreitete Zusatzoptionen sind:

Frühbucher Rabatte (Besserer Preis für die Teilnehmer, Planungssicherheit für dich)
Team-Rabatte (Besonders attraktiv für Unternehmen, Planungssicherheit für dich)
Zusatzprodukte wie Unterlagen, Aufzeichnungen, Coaching-Begleitung (nicht für jeden sinnvoll und zusätzliche Einnahmemöglichkeiten für dich)

Sobald du dich für ein Preismodell entschieden hast, kannst du mit einem Seminarverwaltungstool wie planni die entsprechenden Konditionen für deine Seminare im einfachen Seminar‒Checkout hinterlegen.

Auf diese Weise hast du sehr einfach immer die richtigen Konditionen parat und behältst stets den Überblick. Auch Upsells und Zusatzprodukte wie Onlinekurse lassen sich auf diese Weise besonders einfach in das Kauferlebnis integrieren.

Du kannst Seminare und Produkte einmalig anlegen und dann immer wieder verwenden. Das spart dir Zeit und vereinfacht das Verwalten deiner Seminare enorm.

Teilnehmermanagement und Kommunikation

Durch Teilnehmermanagement, Kommunikation und Backoffice entsteht der größte Zusatzaufwand bei der Organisation von Seminaren. Diese Tätigkeiten wirken sich zwar nicht direkt auf das Erlebnis der Teilnehmer auf deinem Seminar aus, doch auf die gesamte Kundenreise rundherum.

Wenn du als Seminaranbieter langfristig wachsen und bestehen möchtest, ist es entsprechend wichtig, hierbei gut aufgestellt zu sein.

Am wichtigsten ist hierbei, dass die Teilnehmer Mails mit den folgenden Informationen erhalten:

Buchungsbestätigung
Rechnung und Zahlungsanleitung
2 bis 3 Reminder an den Seminartermin
Informationen zu Zugängen und Anreise
Versand von Informationen zur Nachbereitung, Feedbackumfragen und Upsells

Die Teilnehmer werden bei Fragen zum Seminar, Verschiebungswünschen oder Fragen zu weiterführenden Produkten Rückfragen per Mail stellen.

Es ist wichtig, hierauf zeitnah zu antworten. Behalte das Mailpostfach daher entsprechend im Blick. Um den Aufwand zu verringern, eignen sich FAQ-Seiten oder Gruppenchats für bestimmte Seminartermine in Tools wie WhatsApp, Slack, Discord oder Community-Plattformen wie Circle und Slack. Dadurch können Teilnehmer die Fragen anderer Teilnehmer einsehen und der Kommunikationsaufwand kann sich verringern.

Empfohlener Ablauf für die Mail Kommunikation bei einem Seminar

Dieser Ablauf beinhaltet alle wichtigen Informationen zum Seminar, ohne dabei für übermäßig viele Mails zu versorgen. Der genaue Umfang und Rhythmus richtet sich natürlich nach deinem individuellen Seminar und den Vorbereitungen, die ggfs. noch notwendig sind.

Sofort nach der Buchung: Bestätigung, Rechnung, nächste Schritte
14 Tage vorher: Agenda und organisatorische Infos
7 Tage vorher: Reminder, Packliste, Besonderheiten zum Zugang
Nach dem Seminar: Unterlagen, Feedbackumfrage, Weiterführende Angebote

Mit planni kannst du automatisierte Mails an Seminarteilnehmer versenden, die dir sehr viel Arbeit einsparen. Einmal eingerichtet, gehen die passenden Mails stets zum richtigen Zeitpunkt an die Teilnehmer des jeweiligen Seminartermins heraus. Der Mailversand lässt sich dabei an Zeitpunkte oder bestimmte Events wie Buchung oder Umbuchung eines Seminars koppeln.

Seminarbuchung, Bezahlung und Zahlungsverfolgung

Wie deine Seminare gebucht werden können, ist ein entscheidender Faktor für deine Conversion Rates. Der Buchungsprozess sollte möglichst einfach sein, klar verständlich und dabei stets alle relevanten Informationen übersichtlich darstellen.

Achte bei B2C Seminaren darauf, dass gängige Zahlungsmethoden wie Kreditkarte, Klarna oder PayPal verfügbar sind und richtig funktionieren. Insbesondere bei B2B Seminaren ist der Kauf auf Rechnung eine wichtige Zahlungsmethode.

Der einfache Checkout für Seminare von planni vereint diese Funktionalitäten in einer übersichtlichen Checkout-Maske. Damit wird die Buchung von Seminaren so einfach wie möglich gehalten und deine Kunden freuen sich über eine einfache und benutzerfreundliche Bedienung.

Dir als Seminaranbieter gehen durch den einfachen Buchungsvorgang keine Kunden mehr verloren und Datenschutz sowie DSGVO-Konformität sind sichergestellt. Besonders praktisch: Du kannst auch Upsells in den Buchungsprozess integrieren, um deine Umsätze zusätzlich zu steigern.

Ein weiteres wichtiges To-Do bei der Seminarorganisation ist die Zahlungsverfolgung. Teilnehmer sollen nur dann am Seminar teilnehmen können und alle relevanten Infos erhalten, wenn sie das Seminar vollständig bezahlt haben.

Sofortzahlmethoden wie PayPal, Kreditkarte oder Klarna bieten dir als Seminaranbieter einen klaren Vorteil, weil der Aufwand verringert wird. Bei Rechnungszahlungen benötigst du ein zuverlässiges System, um die Zahlungen zu tracken. In planni kannst du auch den Zahlungsstatus der einzelnen Teilnehmer tracken, sodass du alle relevanten Infos in einer Übersicht aufgeführt hast.

Seminardurchführung

Der größte Teil der Seminarorganisation erfolgt im Vorfeld des Seminars. Doch auch am Seminartermin selbst gibt es einige Dinge zu organisieren, die du im besten Fall schon vorher genau planst.

Rollen und Verantwortlichkeiten

Insbesondere bei größeren Seminaren, die mehrere Mitarbeiter involvieren, ist eine genaue Aufteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten wichtig. Jeder sollte seine Aufgaben genau kennen, um sich auf dem Seminar darauf konzentrieren zu können.

Kläre Fragen und Hilfsmittel am besten schon im Vorfeld, um zusätzlichen Aufwand während des Seminars zu reduzieren. Je nach Größe und Form des Seminars sollten diese Rollen und Verantwortlichkeiten besetzt sein:

Trainer und Redner
Organisation des Seminars vor Ort: Check-In, Klären von Fragen der Seminarteilnehmer, Catering und alle weiteren Themen
Support von Online Teilnehmern (Technische und inhaltliche Fragen)
Technik vor Ort bei Hybrid-Seminaren (Kamera, Ton und Übertragung)

Ablaufplan für das Seminar

Erstelle einen internen Ablaufplan in Minuten für jeden Seminartag. Dieser Plan sollte die folgenden Elemente beinhalten:

Start und Ende jedes Moduls
Pausen
Übungsphasen
Wechsel von Materialien
Pufferzeiten

Auch wenn eine genaue Planung gerade bei den ersten Malen herausfordernd sein kann, ist sie dennoch wichtig. Nur so kannst du sicherstellen, alle Inhalte innerhalb des Seminartages abdecken zu können. Wenn du bei 12 kurzen Modulen wegen schlechter Planung jeweils um 15 Minuten überziehst, sind das insgesamt 3 Stunden.

Es kann dir helfen, das Vortragen vorher alleine zu üben und dabei die Zeit zu stoppen. Insbesondere bei externen Elementen wie Catering oder Gastauftritten, die für einen bestimmten Zeitpunkt angesetzt sind, ist es wichtig, den Zeitplan einzuhalten.

Plan B vorbereiten

Bereite bereits im Vorfeld einen Plan B für verschiedene Situationen vor, um im Zweifel schnell reagieren zu können. Wichtig ist, dass dein Seminar weiterhin laufen kann und die Teilnehmer zufrieden sind.

Trainer krank oder kurzfristig verhindert: Sorge für ein Backup, das kurzfristig einspringen kann
Probleme mit der Technik: Zweitgerät für Mikrofon, Kamera und Computer und alternative Übertragungsplattform bei Onlineseminaren
Problem mit dem Raum: Kontaktperson vor Ort oder Ausweichraum

Nachbereitung des Seminars

Plane auch die Nachbereitung deiner Seminare bereits im Voraus, um sie reibungslos und zielgerichtet durchführen zu können. Je besser du vorbereitet bist, desto effektiver und aufwandsärmer ist die Nachbereitung für dich.

Feedback für dein Seminar einholen

Jeder Seminartermin ist eine Chance, dich inhaltlich und organisatorisch zu verbessern. Hole daher nach jedem Seminar Feedback von deinen Teilnehmern per Mail ein. Du kannst hierfür einfach eine Feedbackumfrage verlinken, in der du die wichtigsten Punkte abfragst.

Nutze dabei auch Punkteskalen, um die Ergebnisse vergleichbar zu machen. Der beste Zeitpunkt für die Abfrage ist direkt nach dem Seminar, wenn die Eindrücke bei edingen Teilnehmern noch frisch sind.

Habe dabei keine Angst vor Kritik, denn mit kritischem Feedback kannst du dich am besten verbessern. Frage gezielt nach Punkten, die verbessert werden können oder nach Vorschlägen deiner Teilnehmer.

Auch das Feedback lässt sich mit automatischen Mails zu deinem Seminar mit einem Tool wie planni sehr einfach automatisieren.

Reportings und Auswertungen zu deinem Seminar helfen dir zusätzlich dabei, deine Inhalte und Abläufe zu optimieren und dich kontinuierlich zu verbessern und weiterzuentwickeln.

Weiterführende Angebote

Nach dem Seminar ist zudem ein idealer Zeitpunkt, um weiterführende Angebote zu machen. Das können beispielsweise weitere Seminare oder Onlinekurse sein, mit denen die Teilnehmer die Themen zusätzlich vertiefen oder erweitern können.

Direkt nach dem Seminartermin, ist die Wahrscheinlichkeit für einen Kauf bei einem guten Angebot am höchsten, vorausgesetzt die Teilnehmer sind mit deinem Seminar und dem Mehrwert zufrieden, den sie von dir erhalten haben.

Auch für solche Angebote kannst du sehr einfach automatisierte Mails nutzen, um sie ohne Zusatzaufwand an deine Teilnehmer zu versenden.

Pflege deine Kundenbeziehungen

Wie bei jedem anderen Unternehmen auch, ist es auch als Seminaranbieter sehr wichtig, deine Kundenbeziehungen aktiv zu pflegen. Sammle wichtige Informationen zu deinen Kunden wie beispielsweise die besuchten Seminare und mache dir einen genauen Plan, wann du welche Kunden kontaktierst, um weitere Termine zu besprechen.

Bei B2B Kunden kannst du beispielsweise regelmäßig den Bedarf für zukünftige Schulungen abfragen oder neue Trainingskonzepte vorstellen von denen das Unternehmen profitieren kann.

Bei B2C Kunden kannst du weiterführende Angebote, Zusatzausbildungen oder intensivere 1:1 Begleitungen vorstellen. planni bietet dir hierfür ein integriertes CRM, um jederzeit den Überblick über deine Kunden zu bewahren. Du findest dort neben den Kontaktdaten Informationen zu bereits besuchten Seminaren, versendeten Mails und hast Raum für Notizen.

Auf diese Weise hast du alle wichtigen Informationen direkt auf einen Blick, ohne sie manuell aktualisieren zu müssen. Bucht ein Kunde ein weiteres Seminar und erhält entsprechende automatisierte Mails, kannst du es direkt sehen und später nachvollziehen.

Das spart nicht nur Zeit, sondern macht auch deine Kundenansprache und deinen Vertrieb deutlich effektiver. Auch dein Backoffice kann besser arbeiten, weil stets ein Überblick über Kontaktdaten, gebuchte Seminare und Buchungsstatus für jeden Kunden vorhanden ist.

Wann lohnt sich ein Tool zur Seminarverwaltung?

Ein Seminar zu organisieren ist ein umfangreiches Thema, das von den Inhalten über Locationsuche, Technik, Rückfragen und Nachbereitung sehr viele unterschiedliche Aufgaben beinhaltet.

Gerade wenn du nicht nur ein Seminar pro Jahr, sondern mehrere pro Jahr veranstaltest, die auch noch parallel laufen, kannst du schnell den Überblick verlieren. Das sorgt bei dir für Stress, bei deinen Teilnehmern für Unzufriedenheit und du lässt eine Menge Umsatz komplett auf der Strecke.

Ein Tool zur Seminarverwaltung ist sinnvoll, sobald du mindestens eine dieser Herausforderungen wahrnimmst:

Wiederkehrende Termine und wiederkehrende Aufgaben
Mehrere Trainer oder Standorte
Versand vieler Mails
Viele Nachfragen deiner Kunden
Zu viele Excel Listen
Hoher Zeitaufwand, um Informationen zu pflegen

Erfahrungsgemäß wird die Planung deiner Seminare immer komplexer, je mehr dein Unternehmen und dein Angebot wachsen. Wenn dich also eins dieser Themen schon heute vor Herausforderungen stellt, wird es in der Zukunft nicht einfacher werden, damit umzugehen.

Ein Tool zur Seminarverwaltung wie planni nimmt dir viel Arbeit ab, sodass du dich wieder auf das konzentrieren kannst, was für dein Unternehmen wirklich wichtig ist: Großartige Seminare veranstalten und möglichst viele Menschen daran teilhaben lassen. Du möchtest mehr darüber erfahren, wie planni dir bei der Seminarplanung helfen kann? Buche dir hier ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch:

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Dein Ansprechpartner: Fabian Kaiser

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Checkliste: Seminarplanung Schritt für Schritt

Mit dieser Checkliste findest du alle wichtigen Schritte zur Organisation von einem Seminar auf einem Blick. Du kannst die einzelnen Punkte abhaken oder durchstreichen.

1. Grundlagen & Zielsetzung klären

Ziel des Seminars definieren

Konkretes Lernziel formulieren (z. B. „Teilnehmende können Methode A anwenden“)
Erwartete Ergebnisse klar benennen
Umfang und Tiefe der Inhalte realistisch festlegen

Zielgruppe festlegen

Vorkenntnisse der Teilnehmenden abschätzen
Anforderungen und Erwartungen der Zielgruppe klären
Didaktik und Methodik für die Zielgruppe definieren
Vorbereitungshinweise für Teilnehmer festlegen

Rahmenbedingungen bestimmen

Gruppengröße festlegen (klein & intensiv oder groß & skalierbar)
B2C- oder B2B-Format definieren
Inhouse-Training oder offenes Seminar?

2. Seminarformat festlegen

Format auswählen

Präsenzseminar
Online-Seminar
Hybrid-Seminar
Auswirkungen auf Kosten, Organisation und Risiko bewerten

Präsenzseminar organisieren

Geeignete Location auswählen
Raumgröße & Bestuhlung prüfen
Licht- und Akustikbedingungen sicherstellen
Technik (Beamer, Flipchart, Ton) organisieren
Catering oder Verpflegung klären
Check-in, Namensschilder & Beschilderung vorbereiten

Online-Seminar organisieren

Plattform auswählen (z. B. Zoom, Teams, Meet)
Zugangsdaten vorbereiten und testen
Technik-Check durchführen
Plan für technische Probleme erstellen
Interaktionsformate festlegen (Breakouts, Whiteboards etc.)

Hybrid-Seminar organisieren

Kamera- & Mikrofon-Setup testen
Gleichwertiges Lernerlebnis für beide Gruppen sicherstellen
Moderation von Online-Fragen planen
Gruppenarbeiten für Online & Präsenz vorbereiten
Zusätzliche Technik- und Support-Rolle einplanen

3. Seminarinhalte planen

Grobe Struktur festlegen

Einstieg & Erwartungsabfrage
Wissensvermittlung in überschaubaren Einheiten
Praxisübungen & Transfer
Reflexion & Fragerunden
Pausen sinnvoll einplanen

Inhalte modularisieren

Inhalte in logische Module gliedern
Zeit pro Modul festlegen
Module auf mehrere Tage verteilen (bei Mehrtagesseminaren)
Externe Trainer einzelnen Modulen zuordnen

Materialien & Unterlagen vorbereiten

Präsentationsfolien erstellen
Handouts oder Skript vorbereiten
Übungen & Arbeitsblätter entwickeln
Organisatorische Infos (Agenda, Anreise, Zeitplan)
Feedbackbögen vorbereiten

4. Raum & Location planen (bei Präsenz / Hybrid)

Passende Raumkapazität sicherstellen
Technik-Anforderungen klären
Storno- & Umbuchungsbedingungen prüfen
Verkehrsanbindung & Hotels berücksichtigen
Wiederkehrende Locations bevorzugen
Teilnehmerinformationen zur Location vorbereiten

5. Trainer und Referenten einplanen

Passende Qualifikationen je Seminar sicherstellen
Verfügbarkeiten prüfen
Trainer einzelnen Terminen & Modulen zuweisen
Inhalte & Ablauf transparent kommunizieren
Anreise & Vorbereitung der Trainer ermöglichen

6. Technik und Support organisieren

Check-in & Organisation vor Ort abdecken
Technischen Support für Online-Teilnehmende einplanen
Technikverantwortliche bei Hybrid-Seminaren festlegen
Trainer von technischen Aufgaben entlasten

7. Termine, Kapazität und Preis festlegen

Terminwahl

Ferienzeiten & Hochphasen der Zielgruppe prüfen
Branchentermine & Messen berücksichtigen
Geeignete Wochentage auswählen
Buchungsvorlauf der Zielgruppe einplanen

Kapazität bestimmen

Mindestteilnehmerzahl für gutes Lernerlebnis definieren
Maximale Teilnehmerzahl festlegen
Raum- & Technikgrenzen berücksichtigen

Preis und Zusatzoptionen festlegen

Grundpreis definieren
Frühbucher- & Teamrabatte planen
Zusatzprodukte (Aufzeichnungen, Coaching etc.) definieren
Upsells strategisch einplanen

8. Teilnehmermanagement und Kommunikation

Kommunikation vorbereiten:

Buchungsbestätigung versenden
Rechnung & Zahlungsinfos bereitstellen
Reminder-Mails einplanen
Zugangs- & Anreiseinfos versenden
Nachbereitungs- & Feedback-Mails vorbereiten
Support für Rückfragen sicherstellen
FAQ oder Gruppenkommunikation nutzen

Empfohlene Mail-Timeline:

Direkt nach Buchung
14 Tage vor Seminar
7 Tage vor Seminar
1 Tag nach dem Seminar

9. Buchung, Bezahlung und Zahlungsstatus

Einfachen Buchungsprozess sicherstellen
Gängige Zahlungsmethoden anbieten
Rechnungskauf für B2B ermöglichen
Datenschutz & DSGVO beachten
Zahlungsstatus aller Teilnehmer tracken
Teilnahme nur bei bezahlten Buchungen ermöglichen

10. Seminardurchführung vorbereiten

Rollen und Verantwortlichkeiten klären

Trainer & Redner
Organisation & Check-in
Online-Support
Technikverantwortung

Ablaufplan erstellen

Minutengenauen Zeitplan festlegen
Modulstart und -ende definieren
Pausen und Pufferzeiten einplanen
Wechsel von Materialien berücksichtigen
Ablauf vorab testen

Plan B vorbereiten

Ersatztrainer organisieren
Ersatztechnik bereithalten
Alternative Plattformen kennen
Ansprechpartner für Raumprobleme festlegen

11. Nachbereitung des Seminars

Feedback einholen

Feedbackumfrage vorbereiten und versenden
Fragen mit Punktesystem für Vergleichbarkeit nutzen
Offene Fragen nutzen, um Kritik und Verbesserungsmöglichkeiten einzuholen
Erkenntnisse dokumentieren

Weiterführende Angebote machen

Zusätzliche Seminare anbieten
Onlinekurse oder Vertiefungen vorschlagen
Filterkriterien festlegen, welcher Teilnehmer welches Angebot bekommt

12. Kundenbeziehungen pflegen

Kundendaten & Seminarhistorie pflegen
B2B-Bedarf regelmäßig abfragen
B2C-Angebote gezielt platzieren
Langfristige Kontaktstrategie definieren
Kunden individuell und datenbasiert ansprechen

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zur Seminar Planung

Wie plane ich ein Seminar?

Um ein Seminar zu planen, machst du dir im Vorfeld Gedanken über die wichtigsten Bestandteile und organisierst alles im Voraus, um schnell und effizient arbeiten zu können. Dabei sind diese Themen wichtig:

Zielsetzung und Zielgruppe
Inhalte und Materialien
Technik und Übertragung bei Online- und Hybrid-Seminaren
Seminarlocation und Verpflegung bei Präsenzseminaren
Informationsfluss an die Teilnehmer
Buchungsprozess und Backoffice
Nachbereitung
Kundenbeziehungen und CRM

Was ist das beste Tool zur Seminarverwaltung?

planni ist das beste Tool für die Seminarverwaltung am Markt. Es kombiniert alle wichtigen Funktionen für die Seminarorganisation vom Checkout über die Disposition der Referenten bis hin zu automatisierten Mails, Übersichten und Reports sowie einem CRM-System für deine Kunden.

Wie kann ich als Seminaranbieter mehr Geld verdienen?

Wichtig ist vor allem die Qualität und der Mehrwert, den deine Seminare bieten. Damit differenzierst du dich langfristig am Markt und sorgst für neue Kunden, Weiterempfehlungen und Wiederholungskäufe von Bestandskunden. In deiner Expertenrolle kannst du außerdem höhere Preise verlangen und weiterführende Produkte einfacher verkaufen.

Dafür ist es wichtig, dass du dich auf die Qualität deiner Seminare konzentrieren kannst und nicht zu viel Zeit mit Organisation und Planung verbrauchst.

Weitere Möglichkeiten zur Umsatzsteigerung sind Upsells im Buchungsprozess und ein sorgfältiges Customer Relationship Management (CRM).

planni als Tool für die Seminarverwaltung unterstützt dich bei allen diesen Themen.

Wie mache ich gute Seminare?

Für ein gutes Seminar ist es wichtig, dass du dir bereits im Voraus Gedanken über die Bedürfnisse und Wünsche deiner Zielgruppe machst und diese mit dem Seminar bestmöglich erfüllst.

Ein reibungsloser Ablauf für die Buchung, den Informationsfluss per Mail und alle organisatorischen Themen ist ebenfalls wichtig für zufriedene Kunden. Ein Seminarverwaltungstool wie planni kann dir dabei helfen.

Welches CRM-System für Seminaranbieter gibt es?

Grundsätzlich kannst du als Seminaranbieter jedes CRM-System verwenden. Der Nachteil besteht dabei darin, dass es immer ein zusätzliches Tool für dich ist, sich nicht automatisch mit anderen Systemen synchronisiert und nicht auf die Bedürfnisse für Seminaranbieter zugeschnitten wurde.

Mit planni hast du hierfür eine optimale Lösung: planni kannst du als Tool für die gesamte Seminarorganisation nutzen und damit sehr viel Aufwand sparen. Gleichzeitig fungiert es als CRM für deine Kunden, das dir sofort alle Informationen zu gebuchten Seminaren und Produkten liefert.

Wie strukturiert man Seminarinhalte sinnvoll?

Seminarinhalte sollten klar gegliedert sein, z. B. in Einstieg, Wissensvermittlung, Übungen, Transfer und Abschluss. Eine modulare Struktur hilft dabei, Inhalte verständlich aufzubauen, Pausen sinnvoll zu planen und bei Bedarf einzelne Module anzupassen oder auszutauschen.

Wie finde ich eine passende Location für ein Seminar?

Eine gute Seminarlocation bietet ausreichend Platz, passende Technik, gute Akustik und eine gute Erreichbarkeit. Wichtig sind außerdem klare Storno- und Umbuchungsbedingungen. Am besten recherchierst du nach möglichen Locations, führst eine Besichtigung vor Ort durch und entscheidest dich dann für die Location, die am besten zu dir passt.

Um die Seminarorganisation zu vereinfachen, empfiehlt es sich, langfristig bei einer Location zu bleiben.

Welche E-Mails sollten Teilnehmer vor einem Seminar bekommen?

Es ist wichtig, die Teilnehmer vor dem Seminar per Mail mit allen wichtigen Informationen zu versorgen.

Bewährt haben sich hierbei:

Buchungsbestätigung direkt nach der Anmeldung
Agenda und organisatorische Infos ca. 14 Tage vorher
Reminder mit Zugang oder Anreise ca. 7 Tage vorher
Unterlagen, Feedbackumfrage und Angebote nach dem Seminar

Mit planni kannst du den Mailversand an die Seminarteilnehmer automatisieren, sodass du mit geringem Aufwand eine gute Versorgung mit Informationen sicherstellen kannst.

Wie verhindere ich No-Shows bei Seminaren?

No-Shows lassen sich reduzieren durch verbindliche Buchungen, Anzahlungen oder Sofortzahlung, regelmäßige Reminder-Mails, klare Kommunikation des Mehrwerts und gegebenenfalls Wartelisten oder Stornofristen. Um den Überblick zu behalten, hilft dir ein Tool zur Seminarverwaltung wie planni.

Wie verhindere ich technische Probleme bei einem Seminar?

Ein Plan B ist essenziell: Ersatzgeräte für Kamera, Mikrofon und Laptop, getestete Alternativplattformen bei Online-Seminaren sowie klare Ansprechpartner für Technik und Location sorgen dafür, dass das Seminar auch bei Problemen reibungslos weiterläuft.

Wie hole ich Feedback nach einem Seminar ein?

Feedback sollte möglichst direkt nach dem Seminar per E-Mail eingeholt werden. Kurze Umfragen mit einer Punkteskala und offenen Fragen liefern vergleichbare Ergebnisse und konkrete Verbesserungsvorschläge. Kritik ist dabei besonders wertvoll für die Weiterentwicklung des Angebots.

Feedback lässt sich besonders einfach durch automatische Mails einholen. Mit planni kannst du die Mail-Kommunikation an die Teilnehmer sehr einfach und mit wenig Aufwand automatisieren.

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